Note de gestion sur l’indemnité kilométrique vélo à la DGAC

Note de gestion du 7 juin 2018 relative à la mise en œuvre à titre expérimental de l’indemnité kilométrique vélo à la direction générale de l’aviation civile, au bureau d’enquêtes et d’ana­ lyses pour la sécurité de l’aviation civile et à l’École nationale de l’aviation civile

NOR : TRAA1810851N

 (Texte non paru au Journal officiel)

 

Date de mise en application : immédiate .

Résumé: mise en œuvre au sein de la direction générale de l’aviation civile (DGAC), du bureau d’enquêtes et d’analyses pour la sécurité de l’aviation civile (BEA) et de l’École nationale de l’aviation civile (ENAC) des dispositions du décret  n°  2016-1184 instituant  à titre expérimental  une prise en charge de l’indemnité kilométrique vélo (IKV) prévue à l’article L. 3261-3-1  du  code du travail relative aux trajets  effectués  à vélo  par  les agents  relevant  des ministères  chargés  du développement durable et du logement ainsi que de leurs établissements publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

Catégorie : directive adressée par les ministres aux services chargés de leur application, sous réserve, le cas échéant, de l’ examen particulier des situations individuelles.

Domaine : administration .

Mots clés liste fermée: Fonction publique.

Mots clés libres : régime indemnitaire – agents de la DGAC, du BEA et de l’ENAC.

Références:

Code du travail : articles L.3261-1, L.3261-2 et L. 3261-3-1; Code général des impôts: article 81-19° ter , b;

Code de la sécurité sociale: article L. 131-4-1;

Loi n° 2015-992 du 17 août 2015 relative à la transition énergétique pour la croissance verte, article 50.

Décret n° 83-588 du 1er juillet 1983 instituant une allocation spéciale en faveur de certains, fonctionnaires et agents de l’État et des établissements  publics  à  caractère  administratif  de l’Etat en service à l’intérieur de la zone  de  compétence  de  l’autorité  organisatrice  des  trans­ ports parisiens qui, en raison de l’importance de leur  handicap,  ne  peuvent  utiliser  les  trans­ ports en commun;

Décret n° 2010-676 modifié du 21 juin 2010 instituant une prise en charge partielle du prix des titres d’ abonnement correspondant aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail;Décret n° 2016-1184 du 31 août 2016 instituant à titre expérimental une prise en charge de l’indemnité kilométrique vélo prévue à l’article L.3261-3-1 du code du travail relative aux trajets effectués à vélo par les agents relevant des ministères chargés du développement durable et du logement ainsi que de leurs établissements publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail;

Circulaire abrogée : note de gestion du 25 novembre 2016 relative à la mise en œuvre à titre expérimental de l’indemnité kilométrique vélo à la direction  générale  de l’aviation civile, au bureau d’enquêtes et d’ analyses pour la sécurité de l’aviation civile et à l’Ecole nationale de l’aviation civile.

Annexe: un formulaire de demande de remboursement.

La ministre chargée des transports à la direction générale de laviation civile (DGAC) ; à la direction du transport aérien (OTA); à la direction des services de la navigation aérienne (DS NA ) ; à la direction de la sécurité de l’aviation civile (DSAC) ; au service national d’ingénierie aéroportuaire (SN/A); au service technique de l’aviation civile (STAC); au service de gestion des taxes aéroportuaires (SGTA); au service des systèmes dinform a­ tion et de la modernisation (OS!); à  la direction  de la technique  et de l’innovation  (DT!); à la direction des opéra ions  (DO); à la direction  de l’aviation  civile Nouvelle-Calédonie (D )!.C/NC); au service d’Etat de l’aviation civile Polynésie française (SEAC /PF); au service d’Etat de l’aviation civile Wallis-etFutuna (SEAC/WF); à la gendarmerie des transports aériens (GTA); à l’organisme de contrôle en vol (DCV); à la mission de l’aviation légère, générale et des hélicoptères (MALGH); au secrétariat  général  de la direction  générale de l’aviation civile (SG/DGAC); aux centres en route de la navigation aérienne (CRNA); aux services de la navigation aérienne (EjNA ) ; aux directions de la sécurité  de l’aviation civile interrégionales (DSAC-IR); à l’Ecole nationale de l’aviation civile (E NAC) ; au bureau d’enquêtes et d’analyses pour la sécurité de l’aviation civile (BEA) (pour attribution); au secrétariat général du Gouvernement; au secrétariat général du MTES et  du MCT (pour information ).

 

L’ article 50 de la loi n° 2015-992 du 17 août 2015 relative à la transition énergétique pour la croissance verte a institué une indemnité kilométrique vélo  (IKV)  visant  à inciter  les salariés  à utiliser un vélo ou vélo à assistance électrique lors de leurs déplacements domicile-travail. Ces derniers peuvent bénéficier d’une prise en charge financière par  leur employeur, au même titre que dans le cas de l’utilisation des transports en com m un .

Le ministère de la transition écologique et solidaire, porteur de cette politique publique, se doit d’être exemplaire par la mise en place de mesures efficaces visant à enrayer la pollution atmosphérique et les nuisances sonores.

C’ est pourquoi le décret du 31 août 2016 institue, à titre expérimental, une prise en charge de l’IKV au bénéfice des agents des ministères de l’environnement et du logement et des établissements publics qui en dépendent .

La présente note de gestion a pour objet d’apporter des précisions sur les modalités de mise en œuvre de ce dispositif indemnitaire expérimental au sein de la DGAC.

 

I. – LES PRINCIPES GÉNÉRAUX

I.1. Le périmètre

L’IKV peut être allouée aux agents affectés dans les services de la DGAC, du BEA et de l’ ENAC, rémunérés sur le budget annexe , afin de prendre en charge tout ou partie des frais engagés pour leurs déplacements à vélo ou à vélo à assistance électrique entre leur résidence habituelle et leur(s) lieu(x) de travail. Ceci inclut notamment les agents en position normale d’activité entrante .

S’agissant des agents exerçant leurs missions à l’ ENAC dont la DGAC assure la tutelle , une décision du conseil d’administration est nécessaire afin d’appliquer ce dispositif selon les mêmes dispositions que pour les agents de la DGAC.

Si l’ENAC souhaite mettre en place  cette indemnité,  il  convient  d’en informer  la sous-direction des personnels (SDP) du secrétariat général.

Le dispositif  prend  effet  à partir  du 1er septembre  2016  pour  une  durée  de  deux  ans. Il  donnera lieu à une évaluation annuelle par les ministères.

 

I.2. Les bénéficiaires

Au sein du périmètre indiqué en 1.1, l’IKV peut être allouée:

  • aux fonctionnaires;
  • aux agents non titulaires de droit public;
  • aux ouvriers d’État (ouvriers des parcs et ateliers et ouvriers d’État de la DGAC);
  • aux militaires.

 

I.3. Les distances prises en compte

La distance prise en compte correspond à la distance la plus courte1

entre la résidence habituelle de l’agent et le lieu de travail.

Le calcul de la prise en charge s’effectue sur la base d’un trajet aller-retour correspondant à cette distance et exclut les trajets supplémentaires effectués lors de la pause méridienne.

1 La distance prise en compte est déterminée à l’aide de calculateurs d’itinéraires  disponibles sur  internet (type Géoportail)  en choisis­sant l’option « itinéraire le plus court».

Il. – CAS PARTICULIER ET EXCLUSIONS

II.1. Cas particulier du cumul de l’indemnité kilométrique vélo avec le remboursement des frais de transports publics

Un agent peut bénéficier de l’IKV et de la prise en charge des abonnements de transport  collectif ou de service public de location de vélo à condition que ces abonnements ne permettent pas d’effectuer les mêmes trajets.

L’indemnité peut être allouée pour les trajets de rabattement vers des arrêts de transport public effectués à vélo ou  à vélo  à assistance  électrique.  La distance  prise  en charge  correspond  alors à la distance la plus courte entre  la  résidence  habituelle  de l’agent  ou  le lieu de travail  et  l’arrêt de transport collectif le plus proche . Ce trajet de rabattement peut également être décomposé si l’agent doit par exemple se rendre à vélo jusqu’à une station de bus ou  une gare, emprunter  un mode de transport collectif puis reprendre son vélo pour se rendre jusqu’à  son lieu de travail. Ce trajet à vélo aller-retour  entre son domicile  et son lieu de travail  ne peut toutefois pas être inférieur  à un kilomètre.

II.2. Situations d’exclusions

Ne peuvent prétendre à l’indemnité:

  • les agents qui sont mis à disposition au sein de la DGAC, du BEA et de l’ENAC car ils sont rémunérés par leur administration d’origine;
  • les agents qui perçoivent déjà des indemnités représentatives de frais pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail;
  • les agents qui bénéficient  du remboursement  des frais de transports  publics ou d’abonnement à un service public de location de vélos, hormis pour la portion des trajets de rabattement effec­tués à vélo entre la résidence habituelle de l’agent ou le lieu de travail et l’arrêt de transport collectif le plus proche (voir 1);
  • les agents qui bénéficient d’un logement de fonction et qui ne supportent aucun frais de trans­ port pour se rendre à leur lieu de travail;
  • les agents qui bénéficient d’un véhicule de fonction;
  • les agents qui bénéficient d’un transport collectif gratuit entre leur domicile et leur  lieu  de travail;
  • les agents qui sont transportés gratuitement par leur employeur;
  • les agents qui bénéficient, pour le même trajet, d’une prise en charge au titre des frais de déplacement temporaires;
  • les agents bénéficiant de l’ allocation spéciale instituée par le décret n° 83-588 du 1°’ juillet 1983 qui ne peuvent utiliser les transports en commun en raison de l’importance de leur handicap.

 

III. – MODALITÉS DE PRISE EN CHARGE

III.1. Nature de la prise en charge

L’IKV est versée dès lors que l’agent effectue un trajet d’au moins un kilomètre par jour à vélo.

Les frais d’ assurance pour le vélo ou vélo à assistance électrique ainsi que les indemnisations pour les dommages subis par le vélo sont exclus de la prise en charge.

 

III.2. Calcul du montant pour les agents travaillant en horaire de bureau

Le montant de l’indemnité kilométrique vélo est fixé forfaitairement à vingt-cinq centimes d’euro par kilomètre.

Hors cas particulier de cumul avec le remboursement des frais de transport public, la prise en charge est calculée de la manière suivante: le montant de l’IKV est multiplié par la distance aller­ retour la plus courte pouvant être parcourue  à  vélo entre  le lieu de résidence  habituelle  de l’agent et son lieu de travail ainsi que par le nombre de jours de travail de l’agent sur une année .

Le montant maximum pris en charge par l’employeur est de 200 € par an et par agent.

Pour déterminer le nombre de jours travaillés2, le calcul suivant  est utilisé: 365 jours –  104 jours de week-end – 8 jours fériés – le nombre de jours de congés annuels – le nombre de jours  RTT associé au cycle de travail de l’agent déduction faite de la journée de solidarité .

2 Le nombre de jours travaillés correspond au nombre de jours pendant lesquels il y a un déplacement entre le domicile et le lieu de travail.

Pour une année moyenne, le nombre de jours travaillés selon le cycle hebdomadaire  est  le suivant:

(Liste non exhaustive)

 

CYCLES HEBDOMADAIRES de travail CONGÉS annuels (a) JRTT (b) JOURS de non-présence  supplémentaires (c) NOMBRE DE JOURS travaillés/an

c = 365 – (104 + 8 + a + b + c)

Cycle de 36,5 heures sur 4,5 jours :
–   effectué à raison de 4,5 jours sur 1 semaine
–   effectué à raison de 9 jours sur 2 semaines
22,5
22.5
7,5
7,5
0
23,5
223
199,5
Cycle de 37,5 heures sur 5 jours 25 14 0 214
Cycle spécifique 25 19 0 209

 

Par ailleurs, il existe d’autres cycles en horaires programmés. Pour ceux-ci, le nombre de jours travaillés sera calculé directement.

Enfin, certains services de la DGAC ont recours aux cycles hebdomadaires en vigueur au minis­ tère de la transition énergétique  et solidaire. Pour ces services, le nombre de jours travaillés  selon  le cycle hebdomadaire est le suivant :

CYCLES HEBDOMADAIRES

de travail

CONGÉS

annuels (a)

 

JRTT (b)

NOMBRE DE JOURS

travaillés /an

c = 365 – (104 + 8 + a + b)

Cycle de 36 heures sur 4,5 jours 22,5 3,5
Cycle de 36 heures sur 5 jours 25 5 223
Cycle de 37 heures sur 5 jours 25 11 217
Cycle de 38,5 heures sur 5 jours 25 19 209

Exemples :

  • Un agent à 36,5 heures hebdomadaires (effectuées à raison de 9 jours sur 2 semaines)  utilise un vélo tous les jours pour se rendre sur son lieu de travail situé à 1,5 kilomètre de chez

Le montant de son indemnité est calculé comme suit:

IKV = 0,25 € x (1,5 km de trajet x 2 pour l’aller-retour) x 199,5 jours= 0,25 x 3 x 199,5 = 149,625 €

annuels.

  • Un agent à 36,5 heures hebdomadaires (effectuées à raison de 9 jours sur 2 semaines) utilise  un vélo tous les jours pour se rendre sur son lieu de travail situé à 2,5 kilomètres de chez

Le montant de son indemnité est calculé comme suit:

IKV = 0,25 € x (2,5 km x 2 pour l’aller-retour) x 199,5 jours= 249,375 € annuels. Le montant annuel sera limité au plafond de 200 €.

  • Un agent à 37,5 heures hebdomadaires utilise un vélo tous les jours pour se rendre sur son lieu de travail situé à 1,5 kilomètre de chez

Le montant de son indemnité est calculé comme suit:

IKV = 0,25 € x (1,5 km de trajet x 2 pour l’aller-retour) x 214 jours= 160,5 € annuels.

  • Un agent à 37,5 heures hebdomadaires utilise un vélo tous les jours pour se rendre sur son lieu de travail situé à 6 kilomètres de chez

Le montant de son indemnité est calculé comme suit:

IKV = 0,25 € x (6 km de trajet x 2 pour l’ alle r-retour ) x 214 jours= 642 €. Le montant annuel sera limité au plafond de 200 €.

 

III.3. Calcul du montant pour les agents ne travaillant pas en horaire de bureau

Le nombre de jours travaillés étant variable d’un agent à l’autre, il sera fourni par  le  chef  de service qui l’indiquera sur la demande de l’agent lorsqu’il la contresignera.

Exemples:

Un agent en horaires permanents utilise un vélo pour se rendre sur son lieu de travail situé à

2 kilomètres de chez lui.

J = le nombre de jours travaillés par an.

Le montant de son indemnité est calculé comme suit: 0,25 € x (2 km de trajet x 2 pour l’aller-retour) x J

Si le montant obtenu est< ou = 200 €, l’IKV de l’agent sera égale à ce montant.

Si le montant obtenu est> 200 €, l’IKV sera limitée au plafond de 200 €.

 

III.4. Situation des agents à temps partiel

 Le calcul du montant de la prise en charge pour les agents à temps partiel s’effectue de la même façon que pour les agents à temps plein.Exemples:

  • Un agent à 80 % (organisation hebdomadaire) sur un  cycle de 37,5 heures hebdomadaires  sur 5 jours utilise un vélo tous les jours pour se rendre sur  son lieu de travail  situé à 1,5 kilomètre  de chez

Son nombre de jours travaillés est calculé comme suit :

365 jours –  104 jours de week-end  –  8 jours fériés –  20 jours  de congés  annuels = 233 jours –  (14 jours de RTT x 0,80 = 11 jours de RTT) – 52 jours de temps partiel= 170 jours .

Le montant de son indemnité est calculé comme suit :

IKV = 0,25 € x (1,5 km de trajet x 2 pour l’aller-retour) x 170 jours = 0,25 x 3 x 170 = 127,5 €

annuels.

  • Un agent à 50 % (organisation quotidienne) sur un cycle de 36,5 heures hebdomadaires (effec­ tuées à raison de 9 jours sur 2 semaines) utilise un vélo tous les jours pour se rendre sur son  lieu de travail situé à 1,5 kilomètre de chez

Son nombre de jours travaillés est calculé comme suit:

365 jours – 104 jours de week-end – 8 jours fériés – 22,5 jours de congés annuels= 230,5 jours –  (7,5 jours de RTT + 23,5 jours de non présence supplémentaire)= 199,5 jours.

Le montant de son indemnité est calculé comme suit:

IKV = 0,25 € x (1,5 km de trajet x 2 pour l’aller-retour) x 199,5 jours= 0,25 x 3 x 199,5 = 149,62 €

annuels.

Incluse dans les modalités de calcul de l’indemnité, une proratisation résultant du temps partiel n’a donc pas lieu d’être appliquée lors de la mise en paiement.

 

III.5. Situation des agents ayant plusieurs lieux de travail

Les agents ayant plusieurs  lieux  de travail  peuvent  bénéficier  de l’IKV pour  les trajets effectués à vélo leur permettant d’effectuer l’ensemble des déplacements entre leur résidence habituelle et leurs différents lieux de travail, sous réserve toutefois que cette indemnisation  du ou des trajet(s) vers les autres lieux de travail ne soit pas déjà assurée au titre du règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État ou prise en charge directement par l’administration.

Dans ce cas, l’ agent devra remplir autant de formulaires de demande de prise en charge que de lieux de travail susceptibles d’ ouvrir droit à prise en charge partielle.

Le calcul de la prise en charge globale sera effectué au prorata du nombre de jours travaillés par lieu de travail.

 

III.6. Régime fiscal et social

En application du b du 19° ter de l’article 81 du  code général  des impôts,  la prise en charge de l’IKV, dans la limite globale de 200 € par an, est exonérée d’impôt sur le revenu et par conséquent ne figurera pas dans le montant annuel de déclaration des revenus imposables produit par l’administration.

Cette prise en charge est  également  exonérée  de  cotisations  sociales  en  application  de l’article L. 131-4-1 du code de la sécurité sociale.

 

IV. – LA PROCÉDURE D’ATTRIBUTION

Les agents souhaitant bénéficier de cette indemnité rempliront un questionnaire en ligne destiné à l’évaluation du dispositif.

Ils devront par ailleurs renseigner le document  de demande  de prise en charge (voir annexe 1) et le transmettre à leur bureau des ressources humaines de proximité. Ce dernier, après instruction, transmettra le dossier pour mise en paie au secrétariat général, sous-direction des personnels , bureau SDP/GIRH (gestion intégrée des ressources humaines).Dans cette demande, l’agent s’engage à utiliser un vélo ou un vélo à assistance électrique pour assurer tout ou partie du trajet entre sa résidence habituelle et son lieu de travail, pendant au moins les trois quarts du nombre de jours travaillés annuellement.

Cette demande devra être renouvelée tous les ans.

En cas de changement de leur situation individuelle de nature  à modifier  les conditions  de la  prise en charge, les agents doivent le signaler sans délai  à leur  bureau des ressources  humaines de proximité.

 

V. – LES MODALITÉS DE VERSEMENT

L’indemnité kilométrique vélo est versée mensuellement  aux agents, sur  la base d’un douzième du montant annuel, dans la limite du montant maximum de 200 € annuels.

Exemple:

  • Un agent à 36,5 heures hebdomadaires (à raison de 4,5 jours sur 1 semaine) utilise un vélo tous les jours pour se rendre sur son lieu de travail situé à 2,5 kilomètres de chez

Le montant de son indemnité est calculé comme suit :

IKV = 0,25 € x 5 km x 223 jours= 278,75 € soit 23,23 € mensuels. Comme le montant dépasse le plafond de 200 € annuels, le montant mensuel versé à l’agent sera de 16,67 € correspondant au montant mensuel maximum.

 

V.1. Mise en œuvre au titre de 2016

En 2016, l’indemnité pourra être versée avec une date d’effet au 1er septembre 2016.

Le montant maximum  pris en charge au titre de 2016 sera de 200  € divisé par trois, correspondant à un quadrimestre, soit 66,66 €.

 

V.2. Les cas de suspension

Le versement de l’indemnité étant lié à  l’accomplissement effectif  des trajets  entre le domicile  et le lieu de travail, il se trouve  suspendu  pendant  les périodes  d’absence  de l’agent, quel qu’en soit le motif. Cependant, afin de faciliter la gestion mensuelle en paye du dispositif, la prise en charge reste maintenue jusqu’à la fin du mois au cours duquel débute la période d’absence. De même, lorsque la reprise du service, à la suite de cette absence, a lieu au cours d’un mois ultérieur, la prise en charge est effectuée pour ce mois entier3.

À titre d’exemples:

  • un agent en congé maladie pour une semaine, du 3 au 10 janvier, conserve le bénéfice de la prise en charge pour l’ensemble du mois de janvier;
  • un agent en congé maladie du 25 janvier au 4 février conserve le bénéfice de la prise en charge aussi bien pour le mois de janvier que pour le mois de février;
  • un agent en congé maladie du 25 janvier au 5 mars conserve le bénéfice de la prise en charge pour le mois de janvier ainsi que pour le mois de mars mais le perd pour le mois de février.

3 Ainsi, la prise en charge n’ est suspendue qu’en cas d’absence non interrompue du 1er au dernier jour du mois.

V.3. Dispositions comptables

La prise en charge de l’indemnité est versée sous le code: 200040.

Elle est imputée sur le programme 0613 pour le budget annexe « Contrôle et exploitation aériens», au titre de l’action 11 pour la DGAC et de l’action 40 pour l’opérateur ENAC pour leurs personnels sous subvention.

 

VI. – ABROGATION DE LA NOTE DE GESTION DU 25 NOVEMBRE 2016

La note de gestion du 25 novembre 2016 relative à la mise en œuvre à titre expérimental de l’indemnité kilométrique vélo à la direction général de l’aviation civile, au bureau d’enquêtes et d’analyses pour la sécurité de l’aviation civile et à l’Ecole nationale de l’aviation civile est abrogée.Le bureau de la réglementation des personnels, du dialogue social et de la prévention des risques professionnels (SG/SDP/RDSP) reste à votre disposition pour toute difficulté éventuelle d’applica­ tion de la présente note de gestion .

La présente note sera publiée  au  Bulletin  officiel  du ministère  chargé  des transports  ainsi  que  sur le site http://circulaire.legifrance.gouv.fr .

Fait le 7 juin 2018.

La secrétaire générale

de la direction générale de l’aviation civile,

MARIE-CLAIRE DISSLER

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